Google Apps 全新功能: Google Sites 小組訊息共享網


身為 Google Apps 的使用者最近都應該收到 Google 的 Newsletter,公告 Apps 多了一個新的功能: Google Sites
什麼是 Google Sites 呢?如果你曾經用過 Google Page Creator 的話,可以把 Page Creator 想成是一個存放「單一網頁」的簡單空間,製作一些簡單的頁面,用意在宣傳或是公佈一些單一事項,或是製作一些簡單的記事,當然,也可以上傳一些檔案(包括自製的 HTML,而非某大老所說只能製作簡單網頁的空間);至於 Google Sites ,則可以把它想成「你要建立一個完整的網站」(啊?什麼跟什麼?)。

Google Sites 的根基建立於 Google 於 2006 年底收購的 JotSpot,JotSpot 是一個 Wiki 生成類的網站,可以讓使用者快速的利用「原先 Wiki 所定義的架構」來建立一個資訊聚集網站(這樣的說法似乎有點反因為果,因為 Wiki 的發展是從簡單的資訊聚集與共同編輯的需求做起點,因應各種編撰需求而逐漸完成整個架構,最後整個架構與功能回溯成為 Wiki 本身的定義了),所以, Google Sites 正是可以架構一個完整網站的生成平台,而這種架構與生成的方式,很 Wiki,而你對 Wiki 的認知,可以當成是對 Google Sites 的認知,但是 Google Sites 卻比這個認知還要再更多一點。

JotSpot 會受到 Google 的青睞有幾個很明顯的特點:企業可用個人也可用,平台使用簡單容易,操作介面又有著獨立軟體的新穎感,整個平台在製作各類網頁上連結頗為嚴謹(有沒有比 media wiki 來得嚴謹還沒比較過),與一般 wiki 比較起來較具有商業感,也比個人化 Wiki (如 pbwiki )功能來得要多;而 Google 在收購 JotSpot 之後沒多久,就已經放出訊息: JotSpot 將會是 Google Apps 中重要的功能。

為何重要呢?一個類似 Wiki 的平台可以讓企業快速的建立起公司內部的共用資訊,像是教育訓練文件、共用文件、部門資訊交換、單一部門共同資訊編輯,在企業內部,資訊交換、資訊共存、資訊共享已經成為一個相當重要的需求,不然市面上也不會有這麼多昂貴的 Content management system (註1);這類平台也可以讓個體社群很快的建立起個體知識群,例如公益團體的人員們能夠很快速把資訊與計畫進行整合、布局、資訊佈達、內容公告、行動策劃、未來發展共同思考等等。這種觀念在微軟與 IBM 針對企業發展的擘畫藍圖中發展已久。而有不少人認為,一個好一點的 Wiki 平台,放在 Web 上,似乎就可以做到微軟與 IBM 拿來賺大錢的事情。

但是,這麼重要的事情,為甚麼一般企業沒有導入(因為 MIS 懶還是爛啊?)、大多的團體卻也沒有使用呢?對於一般人,Wiki 很 Geek,使用者要記一些怪怪的語法(例如「!」夾註的字會變成什麼樣子、網頁與網頁之間的連結方式好像很難懂、 Wikipedia 告訴你想要編輯文章最好先去沙箱測試一下等等,令人心生畏懼啊!),而 JotSpot 在這方面卻顯得很親民,所以 Google 看上它了,在它還沒有大紅之前, Google 就出手買下它,相關新聞也不大、不多呢。

多人共同編輯、存於網路、可以交換訊息與資訊,這樣的平台很像是個 Site:在同一網域下一群互相連結且連結完整的網頁集合可以稱作 Site,所以 JotSpot 就被升級為 Google Sites 了。不過,以上都可以算是嘴砲,就算沒操作過,一些平民網站也是可以東抄西抄、到處 Copy 圖片就可以開始發表高論。連用都沒用過就可以說出洋洋灑灑的特點,這種人如果不是神人、閉著眼睛就可以預知,那一定就是專抄新聞的抄襲高手了m甚至連引用的位置都沒說,感覺就是天外飛來一筆,他就知道這個新聞了(嘖嘖嘖,在說誰呢?),我們還是得要實際用過才知道。
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如果你曾經看過 Google Apps 教你獨立架站 並且一年花個 10 美金註冊一個專屬網址,應該可以立即使用這個新功能,只要連結到 Google Sites 網頁,在右上角中填入你註冊的網域(上面那個畫面右上角),就能在自己 Standard 版 Google Apps 中啟用這個功能,並且在 Google Apps 的 Control Panel 中找到相關的連結。

第一次連結因為還沒有任何的 Site,所以看到的將是一個歡迎畫面,使用者可以立刻建立一個新的 Site:
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成立新 Site 的畫面竟然就是如此簡單:
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一些專門抄新聞的嘴砲新聞網實際上根本沒用過這個功能,就「很自然的」的寫出「目前 Google Sites 只提供一些簡單的布景主題」或是「我們來看一下底下兩個佈景主題」之類的娘砲狗屁文; Google Sites 從一上線開始就提供了 20 種佈景主題(既不是一個,也不是只有三個或五個),風格與 iGoogle 有異曲同工之妙,底下是完整列表:
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選好佈景主題,輸入好其他資訊,按下建立按鈕,大約十秒鐘,躂拉~~!網站出現了,但是看起來就還是非常的 Wiki 啊!!
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如果要編輯使用者正在觀看的頁面,只要直接點擊 Edit 按鈕就可以了,不過還是先來看看建立新頁面是什麼樣子:
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預設可以建立五種不同類型的頁面,包括:
Web-Page 單純的內容網頁:會自動歸在整個 Site 之中並且在首頁完成連結,這應該也是最常建立的頁面;
Dashboard 儀表版類的網頁:功能就跟 iGoogle 很像,可以自行拖拖拉拉或新增一些 Widget ,也可以整合行事曆等等,如果在 Google Apps 中建立小組行事曆,就可以放到這裡供整個小組觀看;
Announcements 公告網頁:好吧,看名稱也應該知道這種網頁是幹嘛的...;
File Cabinet 檔案櫃網頁:這裡就是上傳檔案讓整個小組或企業共用分享的地方;
List 表單類網頁:這個比較好玩,底下又分出「議題列表」、「行動列表」、「物件列表」或乾脆自行建立一個列表等等,很像 Todo List;
建立的頁面也可以在一開始就選擇「歸屬」在哪個頁面底下,而在編輯網頁的功能當中有很多符合 wiki 建立原則的使用選項(太 Detail 了,底下省略一萬三千五百四十二字)

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其實每種型態的新網頁底下都還細分一些功能與不同的類型或模型,讓使用者能夠更快的建立起有特殊屬性的各類網頁,像是 Dashboard 網頁會有這些功能:
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Google Apps 標準版很早就正式宣告「免費」,因為一年 10 美金只是在你沒有專屬網域的時候,可以透過與 Google 合作的網域經銷商用便宜的價格 10 美金註冊一個網域,減少管理與設定網域的麻煩,所以 Google Apps 標準版本身是免費的(尤其對已經有專屬網域的中小企業公司而言);個人只要花費 10 美金/每年 就可以擁有完整的 Google 整套服務。

公益團體也可以用少少的花費,免除寄人籬下、看人臉色,一些知名企業的捐贈通常都搞得像是公益團體在「乞討」企業大老在「施捨」一樣,限制一堆、問題一堆,當公益團體反應平台出問題的時候,企業大老就擺出一張「我捐贈耶!你還要求這麼多?」何苦呢?公益團體要自立自強,只要公益團體已經有了專屬網域,搬到免費的 Google Apps 吧!Google 不會擺臉色給你看的,而公益團體的公益資訊在 Google 上長存,會比在一些小平台小企業當中的小氣管理還要更好得多啊!

註1:拜託一些「網站高手」請先有正確的認知才去提案,用 Wordpress 架企業部落格並不能說是 CMS,一些 CMS 的要求 Wordpress 也做不到,別拿一些 Blog 架站程式出去招搖撞騙了,拜託!我曾看到不少人這樣提案,會議上我都快笑死了...憋笑憋到快中風...